(1)印章刻制的审批流程不清晰,也无内控程序与使用范围和有效时间。
(2)印章刻制部门不归口、不归档,随便就可以刻章。
(3)缺少印章管理的规章制度,印章使用前无审批流程。
(4)印章管理人员对使用印章材料缺乏复核。
(5)印章保管者让印章离开自己的视线、让他人代为盖章,或在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。
(6)缺乏印章使用台账,无法追溯。
(7)印章保管制度不健全,无保管责任人,无抽查制度,印章丢失或被盗后也无法及时发现。
(8)允许挂靠单位使用公司印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。
(9)发现印章仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生。
那么,针对上述九点主要问题,应该建立哪些管控举措呢?
(1)建立日常保管制度。分级保管的制度,专人负责集中保管,独立封闭保存空间(如保险箱),明确保管人职责并在制度及培训与岗位职责内写明;建立印章日常抽查制度,保管人对用印文件确认一致性的责任。
(2)职权分离。将法人章保管人与公章保管人分离,建立重要合同或文件(一定金额或重大事项)需同时加盖法人章与公章制度,避免公章管理人员与销售或采购人员身份重叠。
(3)严控风险。印章管理人签订明确印章管理岗位的法律风险防控职责的岗位承诺书,建立日常多部门互斥的印章管理抽查措施。